Produção de documentos acessíveis em Microsoft Word

Com este tutorial pretendemos orientá-lo na produção de documentos acessíveis com recurso ao Microsoft Word.

As sugestões contidas neste tutorial podem ser aplicadas a qualquer tipo de documento, ex. testes, fichas de trabalho e materiais de estudo, quer sejam distribuídos em formato eletrónico ou impressos em papel, para que os mesmos sejam acessíveis a todos os estudantes independentemente da sua condição e da forma como acedem à informação contida nos mesmos.

Nota: Estas sugestões não se aplicam aos documentos que necessitem ser impressos em Braille.

Nos exemplos deste tutorial foi utilizado o Microsoft Word 2010, mas os mesmos poderão ser aplicados em algumas versões anteriores do Microsoft Word, tendo em conta as alterações de botões e menus.

Para que um documento Word seja mais acessível devemos ter em conta uma série de aspetos tais como: 

Tipos e tamanhos de letra

Recomendamos que utilize por ex. o Arial, Calibri, Verdana, ao utilizar estes tamanhos e tipos de letra, facilita a leitura por pessoas com baixa visão quer utilizem ou não softwares de ampliação de caracteres. Sugerimos a utilização de tamanho 12 ou conforme indicação do estudante.

Cores e contrastes

Tente sempre utilizar o melhor contraste entre a cor do texto e fundo, em algumas situações muito específicas é necessário utilizar texto em alto contraste.

Alinhamento do texto

Utilize texto alinhado à esquerda, pois outros tipos de formatação, ex. justificado, podem dificultar a leitura, principalmente os espaços entre palavras.

Apresentação da página

Na apresentação da página utilize apenas as funcionalidades de formatação do Microsoft Word, não utilize tabelas para formatar o documento, mesmo que estejam invisíveis, pois elas dificultam a leitura por softwares de leitura de ecrã e podem induzir em erro.

Automatismos

Não utilize ou desabilite os automatismos do Microsoft Word, tais como marcas e numeração, estes automatismos apesar de facilitarem a escrita ao utilizador, são um entrave à leitura por pessoas que utilizam softwares de leitura de ecrã. 

Tabelas

Antes de cada tabela deve fazer referência à mesma bem como uma pequena descrição do conteúdo. 

As tabelas deverão ter estrutura regular, ou seja ter igual número de colunas e de linhas, de forma a permitir a leitura da esquerda para a direita e de cima para baixo.

Quando não for possível colocar uma tabela regular a mesma deve ser desmontada de forma a permitir a leitura por um software de leitura de ecrã.

No caso de tabelas irregulares ou muito extensas deve-se, fazer menção à sua existência e a impossibilidade de transcrição. Uma das formas que sugerimos para que os estudantes não fiquem privados da informação nelas contida, é que se faça uma descrição oral da tabela, e que no caso de ser necessário consultar dados isso seja feito por outrem. 

Nos casos em que a tabela ocupa mais do que uma página completa, deve-a mencionar novamente na próxima página, bem como repetir os títulos de cada coluna.

Texto em colunas e caixas de texto 

Não utilize texto em colunas, pois os softwares de leitura de ecrã apenas conseguem ler a coluna da esquerda, o que muitas vezes faz com que o utilizador perca a informação das restantes colunas sem se aperceber disso.  

Relativamente às caixas de texto, quer para formatar a página quer para colocar conteúdo, não deverão ser utilizadas, pois todo o texto nelas contido não pode ser lido por sofwares de leitura de ecrã.

Gráficos e imagens

Quando existem gráficos, estes deverão ser descritos, a descrição deverá ser colocada antes do gráfico, após o gráfico deve colocar na mesma a legenda.

Quando existem imagens deverá indicar a sua existência antes da imagem, e colocar uma breve descrição.